今回はビジネス思考はサラリーマンの
仕事にも使えるという話です。
この記事では、
- 本質的に仕事がデキるようになる
- 仕事の効率が上がり残業が減る・無くなる
- 仕事しながらビジネス思考が鍛えられる
と、こんなことが学べます。
ビジネスで大事な３つの思考があります。
それは、
『信頼・分析・システム化』
です。
実はこの思考を使えばサラリーマン業務も
凄く効率化にスムーズに回るようになるんです。
特にこのような思考の無い中小企業では、
めちゃくちゃ効果があります。
Max.80時間の残業をゼロにできたんですから。
そんな偉そうなことを言っていますが、
私は元々、ミスが多くて、
どちらかというとダメサラリーマンでした。
ミスがミスを呼んで、
どんどん時間が無くなって、
残業に明け暮れる。
こんな生活でした。
あるとき、
「これではダメだ！！」
と、思い勉強を始めたんですよ。
最初に読んだのは稲盛和夫さんの
「働き方」だったと思います。
そこから、稲盛和夫さんや藤田田さんという
ビジネスの大御所の本を読みました。
お二人の本からは、
特に「信頼」について学びました。
そして、３つのことを決めてやりました。
『今の仕事をしっかり把握する。』
『ミスしたら全力でリカバーする。』
『とにかく、自分でやらないようにする。』
これを絶対に守るようにしたんです。
『分析』今の仕事を把握する
まずは自分の仕事を１から１０までを
完璧に把握することが大事だと考えました。
仕事の全体像が見えないと
改善のしようがないと考えたんです。
仕事を把握していくうちに
あることに気づきました。
自分のミスによるお客様への
提出図書の改定が多いことでした。
ここが大事なポイントです。
全体像を把握して『分析』していかないと、
本質的な改善にはつながらないんです。
全体像を把握せずに小手先で問題点のみを
解決すると他とのつながりが悪くなって、
別の問題が出てくることがあります。
これでは、ダメなんですよ。
全体像を把握して根本的な問題点を
直していくことが大切なんです。
と、いっても、
いきなりは難しいと思うので、
身近で簡単に解決できことから
始めるといいと思います。
例えば、
- 毎回、手計算しているものをExcel化する
- ExcelやWordでフォーマットを作成する
- 手順を明確化して、毎回同じ手順でやる
これだけでもミスが減って、
時間を作り出すことができると思います。
まずは少しの時間でいいから作り出して、
その時間を改善に投資することです。
そうすれば、どんどん時間が生まれてきます。
これはビジネスの収益と一緒です。
最初は稼いだお金を知識などに
投資していくことで規模が拡大できるんです。
私はチェックシートの活用から始めました。
どんな作業も大小関係なく必ず使うんです。
まずは、思いつくチェック項目をリスト化します。
そして、ミスや漏れがあったら追加していくんです。
こうしていくと、自分の仕事の全体像が見えてきて、
問題点が浮き彫りになってきます。
チェック項目＝問題点の可能性
なんですよね。
何か問題があるからチェックするんです。
問題点が浮き彫りになってくるんですよ。
チェックリストを使った理由はもうひとつあります。
お客様に提出すつ図書に間違いが多くて、
やり直しとか再提出が多いことに気づいていました。
何が問題かというと、
提出→ミス発覚→返却→修正→再提出
このプロセスを無駄に多くやっていたんです。
これを少しでも減らすために
初版の図書の精度を上げることに専念しました。
これにチェックリストが役立ったんです。
チェックリストの数と精度が上がっていくにつれて
再提出の頻度はどんどん下がっていきました。
最終的に、お客様からの追加コメントによる修正が
大半を占めるようになっていったんです。
ちゃんと分析した結果に沿って改善したおかげで、
やり直しが激減して残業が減りました。
おまけに、お客様の信頼も得られるようになったんです。
『信頼』相手の話を聞いて真剣に対応する
お客様への提出図書と同じように、
社内へ提出する書類も改善していきました。
同じように使用したチェックリストも効果的でした。
それとは別に実際に私が発行する書類を
使う人の話を聞くことをやっていきました。
加工図や指示書といったものです。
自分の書類のユーザーは誰か？
って考えたとき、それは会社のお客様ではなく
加工する人や組み立てる人、発注する人なんですよね。
そこで、色々と話しを聞いて回ったんです。
最初は愚痴や嫌味を言う人もいました。
今までミスだらけでしたから結構キツかったです。
でも、その中から拾い上げた
問題を解決していくことで次第に、
「これ、なんとかならへんやろか？」
「加工しやすいように図面を変えてもらえへんかな？」
「この書類、これを書いてくれると助かるわ。」
と、相談や改善の依頼が来るようになったんです。
ここもポイントです。
ビジネスでは、お客様の悩みや問題にチャンスがあります。
信頼を構築しながら、これを引き出していくことが
ビジネスを成功させるポイントなんです。
こうやって精度の高い仕事を下流に回すことで
信頼されるようになったんです。
それと、もう一つ大事にしたことがあります。
ミスしたら本気で最優先でリカバーするということです。
これは意地でもやりました。
藤田田さんの影響が大きかったと思います。
藤田さんは納期が遅れそうになったら赤字でもいいから、
あらゆる手を使って納期を守ったそうです。
私はこれに習いました。
だから、残業時間にかかっても
意地で申請しませんでした(笑)
こんなことをやったおかげで、
加工する人や組立の人、発注業務の人にも
信頼されるようになったんです。
信頼はお金を出してでも得るべきものなんですよ。
『システム化』任せる・自分でやらないの徹底
ある程度の形になってきたところで、
人に任せることを進めていきました。
これは最初からやらないほうがいいです。
なぜなら、仕事を理解していないのに、
教えることはできないからです。
まずは自分でもできるようになることが大切です。
そうでないとチェックもできませんからね。
人に任せるために、
こんな３つのことをやりました。
- マニュアル作成
- 右腕の育成
- 差別化
まず、自分で使っていたExcelフォームやWordフォームを
アシスタントさんが使って仕事ができるようマニュアルを作りました。
実はマニュアル作りもビジネスで役立ちます。
まず、知識をアウトプットする練習になるんです。
知識ってアウトプットしないと身に付かないものなんです。
それに熟知していないとマニュアルは作れませんからね。
次にビジネスで外注化するときの
マニュアル作りの練習になります。
こんなメリットがあるんですよ。
そして、これを使ってもらうアシスタントさんに
仕事を徹底的に教えていきました。
基本的な思考法からCADの使い方まで。
CADとは製図するためのアプリです。
「え？アシスタントさんでもCADできるの？」
って、思いませんでしたか？
多少は空間認識とかベースとなる能力は必要ですが、
ちゃんとできるようになります。
「教える時間なんて無いよ！！」ってのはダメです！！
これが未来の時間を得るための投資になるんですからね。
次に右腕作りです。
成功者には必ずと言ってもいいほど有能な右腕がいます。
影の存在なので、なかなか知ることはできないですけどね。
例えば、田中角栄元総理には政務秘書を
２３年間務めた早坂茂三さんという強力な
『懐刀』
の存在がありました。
信頼できる右腕は本当に強力なんですよ。
私の場合、アシスタントのパートさんが
超強力な右腕になってくれました。
そうそう、
早坂茂三著「田中角栄回想録」も
凄く参考になりました。
良かったら読んでみてください。
そして、最後が差別化です。
このとき私は全く意識していませんでした。
私の職場ではアシスタントさんに対して、
こんな問題がありました。
- 仕事をちゃんと教えない
- 無理な仕事を丸投げする
- 仕事量を把握、コントロールしない
- 意見や要望を聞かない
まぁ、こんな状況なので他の正社員との
差別化はめちゃくちゃ楽勝でした。
みんな、やるべきことやってないんですから。
ビジネスで差別化も大事なポイントです。
まず、ちゃんと仕事を教えて仕事量を
コントロールするだけでも差別化できて信頼を得ました。
あと、悩みや要望を聞いて、どんどん解決していきました。
これは、お客様や同僚、アシスタントさんなど、
全方位に対して有効なビジネス思考なんです。
後はチームで定例のミーティングをやったり、
年に２，３回の慰労会をやったり。
他の正社員とは全く違うことをやって、
給与以外の価値を私に感じてもらったんです。
こうやって、今の職場に無い手法を
積極的に取り入れていきました。
多くのサラリーマンって不思議なことに、
なぜか社内の手法だけを信じて使います。
これでは思考が偏ってしまい、
大した結果は望めないんですよね。
同じことを繰り返しているわけですからね。
ビジネスで異業種の手法を借りてくるのは
成功するための思考のひとつです。
こんなことをやっているうちに、
セクションを越えた信頼によるつながりが
できてきたんです。
社内に無い手法を使うのは本当に効果的です
まとめ：実はビジネスの基本だった
まずは、仕事で使えるビジネス思考をまとめていきます。
- 信頼・分析・システム化が基本
- 全体像を把握して分析すること
- 悩みや問題の解決にチャンスがある
- マニュアル作成は知識の棚卸し
- 強力な右腕の育成をするとラク
- 差別化でメリットを感じてもらう
- 異業種の手法を借りてくる
こんな感じですかね。
なんでも通用するって感じですね。
これで、
ビジネス思考はサラリーマンの仕事にも使えるし、
デキるサラリーマンはビジネスにも通用する。
と、いうことが分かってもらえたと思います。
職場でビジネスの基本を実践して勉強できて、
仕事の効率化ができるのは一石二鳥ですよ。
評価されれば給与も上がる。
って、めちゃくちゃいいことだと思いますよね？
当時、私は『信頼・分析・システム化』とか、
ビジネスのことなんて全然知らなかったんですよ。
たまたま、稲盛和夫さんや藤田田さんなどの
本を読んで工夫して実行した結果でした。
運が良かったと思ってます。
でも、後からビジネスを勉強したことで、
「私のやったことは正しかったんだ。」
と、自信が持てるようになりました。
後はあなたの職場に合わせた
手法を考えて実践していくだけです。
まずは、
フォーマット作ってみるとか、
チェックリストを作ってみるとか、
簡単なところからでいいんです。
大事なことは
「学んだら実践する。」
ですからね。
これも、サラリーマンもビジネスも同じですよ。
今の職場で仕事のことで悩んでいるのなら、
「転職」なんてことも考えたことがあるのではと思います。
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